الوحدة:

بعد تكرار حصول حالات الاحتيال والاختلاس في عدد من المصارف مؤخراً ولاسيما من بعض موظفي هذه المصارف أو بالتواطؤ معهم، أصدر مصرف سورية المركزي تعميماً إلى المصارف العاملة بين فيه أنه نظراً لأن أهم أسباب هذه الحوادث والخسائر الناجمة عنها هو القصور في إجراءات الضبط الداخلي أو عدم الالتزام بأدلة السياسات أو الإجراءات المركزي

والتعليمات التطبيقية لعمل الأقسام المعنية وتالياً تعطيل عمل أنظمة الضبط الداخلي ما يشير إلى عدم كفاية أداء جهات الرقابة والتدقيق الداخلي في هذه المصارف لدورها في مراجعة هذه الأنظمة والتأكد من كفايتها ومتابعة مدى الالتزام بها، ولاسيما في ظل الظروف الحالية التي أفرزت مخاطر ونقاطاً جديدة بحاجة لإجراءات إضافية رادعة تجنباً لأي خسائر قد تنجم عنها وبشكل خاص تأثير الأزمة في حجم كادر المصرف ولاسيما المؤهل منه، وتالياً شغور عدد من الوظائف المهمة واحتمال الخلل في أبسط مبادئ الضبط الداخلي المتمثلة بالرقابة المزدوجة والفصل الوظيفي، وكذلك تأثير الأزمة في إمكانية التواصل مع الزبائن وأماكن وجودهم ولاسيما في ظل ترك عدد منهم مناطقهم، وما أفرزته الأزمة من ظروف خاصة في محافظات محددة تشهد اضطرابات أمنية.

ممارسة الدور بفاعلية

وتابع التعميم: هذا الأمر يقتضي من الجهات المعنية داخل المصرف ممارسة دورها بفاعلية ومتابعة مستمرة والتأكد من أنظمة الضبط الداخلي أصولاً بما يتوافق مع متطلبات الظروف الراهنة والعمل على إيجاد أنظمة معتمدة تنطوي على إجراءات فعالة ومحكمة وكذلك تعزيز ثقافة الالتزام ومحاسبة المسؤولين في حال عدم الالتزام بالتعليمات أو القصور في الأداء والإجراءات المتبعة.

وأوضح التعميم أنه بهدف العمل على التخفيف ما أمكن من هذه الحالات والسيطرة عليها في ضوء الإجراءات الرقابية والوقائية والوسائل التقنية المناسبة التي قد تساعد المصرف على اكتشافها والحد من الآثار والخسائر التي قد تترتب على المصرف نتيجة لذلك وحرصاً على سلامة سير العمليات المصرفية والسعي لتجنب حدوث أي أخطاء من هذا القبيل، أكد المركزي قيام الجهات المعنية لدى المصارف العاملة بمراجعة جميع أنظمة الضبط الداخلي لديها وإصدار توجيهات للالتزام بالأنظمة الموضوعة لهذه الغاية والتعليمات المتعلقة بها والتركيز على عدد من النقاط هي:

الضبط الداخلي

1- تفعيل مبادئ الرقابة المزدوجة والمبادئ الأربعة للضبط الداخلي «Four Eyes Principle» المتضمنة (فصل المهام، الفحص المزدوج، الرقابة المزدوجة، التوقيع المزدوج ) ومراجعة أدلة السياسات والإجراءات وأنظمة عمل مختلف الوحدات لدى المصرف باستمرار وتحصينها ضد أي خلل لنظام الضبط الداخلي والوقاية من حدوث الأخطاء والخسائر وممارسة مجالس الإدارة دورها في هذا الشأن.

2- تفعيل وظائف الرقابة والامتثال وتحقيق فعالية وكفاية أنظمة الضبط والرقابة الداخلية ومساهمة أداء أقسام ووحدات المصرف في تحقيق أهدافه وضمان سلامته.

تفعيل التدقيق الداخلي

3- تفعيل دور إدارات التدقيق الداخلي والالتزام للتأكد من احترام العاملين في المصرف لأدلة السياسات والإجراءات وتوصيف العمل وكفاية إجراءات الضبط الداخلي والفصل الوظيفي التي تحكمها وفصل المهام بين الموظفين وعدم تكليف الموظفين بمهام ينشأ عنها تضارب مع مصالحهم الشخصية، وتحديد المهام التي يوجد فيها تضارب في المصالح والعمل على التخفيف منها ووضعها موضع المراقبة الدقيقة والحذر، وتوفير إجراءات وأنظمة الضبط الداخلي لأي نشاط جديد أو لأي أداة مالية جديدة.

التحقق من المستندات

4- التأكيد على الالتزام بقرار مجلس النقد والتسليف رقم ( 71/ م.ن/ ب1) تاريخ 29/8/ 2004 والحرص على موضوع التحقق من هوية أصحاب الحسابات الذين يتم التعامل معهم أو المنوي التعامل معهم والتحقق من جميع المستندات الثبوتية التي تؤكد هوياتهم وأصالتها، والتأكد من الأشخاص المستفيدين من العمليات التي تتم بوساطة وسطاء والطلب من العملاء تقديم التصريحات التي تبين هوية المستفيد الفعلي من العملية وفق ما نصت عليه تعليمات هيئة مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب ، وتجميع كل المعلومات الشخصية والمالية عن المستفيد إذا كان فاتح الحساب يقوم بالتعامل مع المصرف بوكالته الرسمية عن أحد الأشخاص والتأكد من إبراز الوكالة إضافة إلى المستندات المتعلقة بهويته وتقديم كل المعلومات الموثقة اللازمة لإنجاز المطلوب أصولاً.

معرفة هوية العملاء

5- القيام دورياً بإعادة التحقق من هوية العملاء ولاسيما في حال وجود شك في صحة المعلومات المصرح عنها سابقاً أو في حال احتمال حدوث تغيرات لاحقة على بيانات هؤلاء العملاء.

6- إنجاز إجراءات الاستعلام عن العملاء دائما ً قبل التعامل معهم وإجراء المطابقات مع العملاء بشكل مستمر والتواصل معهم وإعلامهم عن العمليات المنفذة على حساباتهم من خلال إشعارهم بهذه العمليات ولاسيما عمليات السحب، والتحقق المسبق بالنسبة لعمليات السحب التي تفوق حداً معينا مع مراعاة الظروف والمستجدات.

7- التحقق من أسماء الأشخاص المندوبين المكلفين سحب المبالغ ومطابقتها مع القوائم المعتمدة لدى المصرف والانتباه والحذر في حال وجود أي تعديلات جارية عليها، وكذلك بالنسبة للمفوضين بالتوقيع ونماذج تواقيعهم والمقارنة مع أحدث قائمة لدى المصرف بآخر تعديلاتها، وإعلام المعنيين أصولاً وبالوقت المناسب ، والتأكد من صلاحيات القائمين بالعمليات المصرفية ومن العملاء والمفوضين والوكلاء والمندوبين أو غيرهم من المتعاملين مع المصارف، والصلاحيات على النظام ولاسيما لجهة المخولين بالاطلاع على نماذج التواقيع وعلى حركة الحسابات والأرصدة.

استخدام أنظمة الكشف الحديثة

8- استخدام أحدث الأنظمة لكشف النشاطات غير الاعتيادية والمشكوك في أمرها والتأكد من تبليغ المعلومات الإدارية إلى الإدارة والمسؤولين في الوقت المناسب والعمل على تحديد وتحليل ومتابعة حسابات الزبائن التي تنطوي على عمليات غير اعتيادية كالإيداعات المتكررة لمبالغ صغيرة لا يناسب حجمها حجم أعمال العميل المعروفة وعدم وجود مبرر اقتصادي أو هدف مشروع لإجراء العملية وذلك بسبب التباين بين طبيعة هذه العملية وطبيعة النشاط المهني الاعتيادي للعميل ، وإجراء تحويل إلى بلدان أجنبية وإلى حسابات أشخاص آخرين وتلقي تحويل مالي كبير منهم عندما لا يوجد هناك صلة أو رابط أو مبرر لتعامل العملاء مع هذه البلدان أو هؤلاء الأشخاص، وقبض واستلام وشراء شيكات لحامله أو شيكات سياحية بمبالغ كبيرة ، وإجراء عمليات صندوق (عمليات مصرفية نقدية) بمبالغ كبيرة كالإيداع والسحب وشراء الصكوك كالسندات والأذونات وصرف العملات الأجنبية، أو القيام بعمليات مالية لا يتناسب حجمها والوضع المالي للعميل المتعامل معه، أو وجود شك في صحة المعلومات المصرح عنها من العميل المودع أو الساحب، علماً بأن أي عمليات كبيرة ومهمة يقوم بها أحد العملاء من خلال المصرف يجب أن تحظى بموافقة أكثر من شخص مسؤول في الإدارة العليا ، أو التعامل مع بعض الفئات من العملاء أو أصناف معينة من الحسابات الذين توجد شكوك حولهم أو حول نشاطهم والانتباه إلى المبالغ التي تفوق هذه الحدود.

9- التأكيد على اتخاذ إجراءات العناية الخاصة للحسابات الجامدة وإدارة المخاطر المرتبطة بها وضمان الضبط السليم لهذا النوع من الحسابات، وكذلك لحسابات المتعاملين في المحافظات التي تشهد حالياً أي اضطرابات أمنية، وفي حال كان المصرف يمارس أنشطة أو عمليات في بيئة تعوق الشفافية يجب على مجلس الإدارة أن يتفهم البنية التشغيلية للمصرف وأن يضع حدوداً ملائمة لحجم العمليات المسموح بها في هذه المناطق، كما يجب عليه التأكد من أن الإدارة التنفيذية تضع سياسات لتحديد وإدارة جميع أنواع المخاطر المرافقة، والإفصاح عنها للمدققين والسلطة الرقابية.

الجرد اليومي

10- التأكيد على قيام المعنيين بمختلف الفروع بعملية الجرد اليومي الفعلي وعدم شكليته والفصل الوظيفي بممارسته وإجراء المطابقات والتحقق الدوري والمستمر للعمليات والحسابات التي يديرها المصرف والوقوف على التجاوزات وتحليل أسبابها وتحديد المسؤولين عنها والمحاسبة عليها وإصدار التعليمات اللازمة لمعالجتها وتفادي تكرارها.

11- إجراء التأمين ضد مخاطر الاختلاس، ومتابعة تواريخ صلاحية بوالص التأمين وتجديدها باستمرار، والتأكد من مدى التزام شركات التأمين بالعقود الموقعة معها وبالقوانين المرعية ومعرفة حجم الخسائر الواقعة والمتبقية وكيفية معالجتها وإدارتها، مع الإشارة إلى ضرورة عدم الاعتماد فقط على التخفيف من آثار المخاطر بوساطة التأمين ضدها، بل العمل على وضع الإجراءات وأنظمة الضبط الداخلية التي تسمح بالرقابة الوقائية واكتشاف مواطن الخلل والعمل على تلافيها.

الأرشفة الإلكترونية

12- متابعة موضوع الأرشفة الإلكترونية لجميع الوثائق التي تضمن حقوق المصرف وعملائه والحفظ الأمين للوثائق المهمة التي تضمن هذه الحقوق.

13- متابعة وضع الفروع التي تعمل في أماكن تشهد اضطرابات أمنية، أو تلك التي يتم إغلاقها بدواع أمنية ، والحرص على نقل الأموال والوثائق والملفات الضرورية وعلى مسؤولية المصرف في الوقت وبالآلية المناسبين ، وضمان سلامة الموجودات المهمة والتنسيق مع الجهات المختصة عند الضرورة وفي الوقت المناسب.

وطلب المركزي توجيه الجهات المعنية بما ذكر في التعميم وإعلام الجهات المعنية لدى المصرف لمجلس الإدارة بمواطن الضعف الحالية (إن وجدت) وبإجراءات المصرف لتلافيها وإعداد التقارير الدورية التي تعزز ذلك.